Konferences koordinatori vai sapulču plānotāji parasti piedalās visos konferences aspektos, sākot no sākotnējo līgumu parakstīšanas līdz tīrīšanai pēdējā pasākuma dienā. Starp tiem ir plašs uzdevumu klāsts, ar ko var sagaidīt. Kopš 2014. gada šajā jomā ir bijušas ievērojamas iespējas, kas ir paredzamas vismaz līdz 2024. gadam, jo Darba statistikas birojs prognozē, ka konferenču koordinatoru nodarbinātība pieaugs par aptuveni 10 procentiem.
$config[code] not foundIepriekšēja plānošana
Kā koordinators esat atbildīgs par to, lai pirms jūsu konferences sagatavošanas pārliecinātos, ka visas jūsu klientam nepieciešamās detaļas ir rakstiski līgumā. Jūs tiksieties ar organizācijas vadošo lomu konferencē, lai noskaidrotu sīkāku informāciju, piemēram, cik daudz tiek gaidīts apmeklēt, kādas maltītes un uzkodas ir nepieciešamas, kas sastāv no mērķauditorijas, kāda ir konferences mērķis un kāda veida budžets ierobežojumi, uz kuriem klients atrodas. Turklāt jums būs jāvienojas ar piegādātājiem, iekārtām un citiem pakalpojumu sniedzējiem un jānoraksta kopējās izmaksas pasākumam. Parasti jums būs budžets, kas jums jāstrādā.
Organizējiet pasākumu
Kad būsit pabeiguši visas ziņas par notikuma norisi un kas sniegs pakalpojumus, jūs būsiet atbildīgs par šo datu organizēšanu vienmērīgā darbībā. Jums būs jānoskaidro, kurus numurus izmantos dažādi skaļruņi atkarībā no tā, cik populārs ir darbnīca, un cik daudz viesu ir plānojuši iegādāties banketu biļetes. Ar savu klientu jūs esat atbildīgs par izvēlnes, galdiņu un izklaides izvēli, kā arī par mikrofonu un skaļruņu audiovizuālo vajadzību nodrošināšanu. Ja apmeklētāji uzturas citās viesnīcās, nevis tur, kur jūs turat konferenci, iespējams, jums būs jāorganizē transports. Pasākuma laikā katram pakalpojumam būtu jāizveido detalizēts grafiks un kontaktu saraksts.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingMonitora notikums
Konferences laikā jums būs jāzvana, lai rūpētos par pēdējā brīža pieprasījumiem un nodrošinātu, ka pārdevēji ir tur, kur viņiem vajadzētu būt. Pirmās dienas sākumā jūs apmeklēsiet objektu, lai pārliecinātos, ka izstāžu kabīnes ir izveidotas atbilstoši, ka viesnīca ir gatava viesiem ierasties un ka norādes ir piemērotas. Jūs varat nēsāt rācijsaziņu vai būt gatavam savā mobilajā tālrunī, lai nekavējoties reaģētu uz klientu pieprasījumiem. Papildus konferences gaitas skatīšanai, kamēr tā notiek, jūsu atbildība galvenokārt būs problēmu novēršana un problēmu risināšana, kad tās rodas.
Sekošana
Efektīvs konferenču koordinators nodrošina pēcpārbaudes ar klientiem, lai noskaidrotu, vai pasākums tika uzskatīts par veiksmīgu. Jums būs arī jāsaņem maksājums tūlīt pēc pasākuma un jāmaksā pārdevējiem. Izveidojiet aptauju, lai dalībnieki varētu aizpildīt pirms izbraukšanas no pasākuma un dalīties ar saviem klientiem. Tikties ar vadošajiem organizatoriem no uzņēmuma, kas rīkoja konferenci, lai saņemtu atsauksmes. Tā kā arī daudzi konferenču koordinatori ir iesaistīti savu pakalpojumu pārdošanā, jūs varat lūgt darbu, lai koordinētu nākamo sanāksmi vai konferenci, kad veicat šo darbu.
