Labi organizēts birojs ietaupa laiku un padara laimīgāku jūs - un laimīgākus kolēģus.
Ņemot vērā papīra kaudzīšu, jucīgo atvilktņu, tangled stiepļu un sīkdatņu kastes, kas var apiet, var šķist, ka tas nav īsts darījums, bet tas ir īsts fizisks slogs, kad jūs uzskatāt, ka laiks, kas pavadīts medībās, ir viegli atrodams, bet nav. Neorganizēti elektroniskie faili un neskaidrība ir tikpat liela problēma.
$config[code] not foundTad ir garīgais slogs. Neatkarīgi no tā, vai jūs to apzināti saprotat vai nē, jucekli var uzsvērt ikviens.
Šeit ir 21 veids, kā organizēt fiziskās un elektroniskās darba telpas.
Get to pie grīdas
Iet vertikāli ar grāmatu skapjiem un plauktu blokiem. Bieži vien mēs iztukšojam darbvirsmas telpu vai platību. Vertikālā glabāšana padara efektīvāku telpas izmantošanu un nodrošina lielāku acu līmeni.
Izveidot “aktivitāšu centrus”
Ievietojiet visu, kas nepieciešams, lai pabeigtu darbību vienā jomā, īpaši, ja jūs regulāri veicat darbību. Jūs izvairīsieties izšķērdēt laiku, meklējot un montējot to, kas jums nepieciešams. Piemēram, iepakošanas un piegādes piegādēm un rīkiem jābūt vienā vietā. Vai arī izveidojiet plauktu priekšmetiem, kurus jūs ceļojat, piemēram, ceļojuma portfeli, neoprēna piedurknēm un portatīvos lādētājus.
Failu, skenējiet to, sasmalciniet to
Nelietojiet darbvirsmu kā iesūtni, jo kritiskais papīrs (piemēram, pārbaudes!) Var pazust. Parakstītie līgumi un citi priekšmeti, kurus vēlaties glabāt papīra formā, ir nekavējoties jāiesniedz. Skenēt kaut ko citu digitālā formā. Saberziet un izmetiet vai pārstrādājiet papīru.
Viss mapei
Ir mape visiem papīra dokumentiem. Pendaflex piekaramās mapes kopā ar manilas iekšējām mapēm ir lēts risinājums. Iezīmējiet abus. Pendaflex mapes ir jūsu vietrādis kartotēkas skapī, un tās vienmēr jāpaliek tur. Iekšējā manila mape ir tā, kuru pēc vajadzības izvelciet. Pēc tam manila mapi ir viegli pārtaisīt tā pendaflexā, kad tas ir izdarīts.
Aptiniet datora vadus
Vai jums ir datora kabeļi un elektrības vadi, kas ir sajaukts? Jūs neesat vienīgais. Par laimi, īpašas vērpšanas saites un auklas vāki var noturēt lietas. Iezīmējiet savas auklas, lai jūs varētu atrast pareizo, kad ir nepieciešams atvienot vai pārvietot kaut ko.
Izmantojiet „Corkboards”, lai saglabātu „Top of Mind” priekšmetus priekšā
Ja jums ir nepieciešams atsaukties uz uzdevuma kontrolsarakstu vai kāda veida atgādinājumu, piestipriniet to corkboard tieši pie sava rakstāmgalda. Tas ir labs jebkuram jaunam procesam, līdz tas kļūst par iemiesotu ieradumu. Vienkārši atvienojiet vienumu, kad jums vairs nav nepieciešams atsaukties uz to.
Saglabājiet visas rokasgrāmatas vienā vietā
Vai kādreiz ir jāizmanto printera lietošanas pamācība? Vai arī atrodiet nelielu instrukciju skrejlapu, kas pievienota jūsu Bluetooth austiņai? Ja visas rokasgrāmatas ievietojat īpašā atvilktnē, plastmasas kastē vai mapē, jums nevajadzēs medīt par tām.
Izveidojiet dalītās atvilktnes
Ja jūsu atvilktnēs nav iebūvētu sadalītāju, nopirkt lētus metāla vai koka atdalītājus - vai vēl labāk, pārstrādātu plastmasu. Organizēt ierīces lādētājus; pildspalvas; Saspraudes; piezīmju bloki un lipīgas piezīmes; šķēres un citi priekšmeti. Organizētais atvilktne ne tikai ietaupa laiku, bet jūs nejūtaties vairāk stresa gadījumos, ja jums nevajadzēs vairākas reizes dienā ienirt krāšņajā haoss.
Izmantojiet etiķeti, lai saglabātu plauktus
Tas nav tikai faili, kuriem ir nepieciešamas uzlīmes. Plaukti un atvilktnes var izmantot to marķēšanu. Tādā veidā ikviens birojā zina pareizo vietu, lai atgrieztos.
Saglabājiet “To Do” sarakstu
Garīgā jucekli ir tikpat liela problēma kā fiziska jucekli. Viens no galvenajiem punktiem Getting Things Done sistēmā ir iegūt priekšmetus no galvas un uz papīra (vai elektroniskā saraksta). Tādā veidā jūs varat koncentrēties uz konkrēto uzdevumu. Vienkārši saglabājiet savu uzdevumu sarakstu īsā un neskaidrā veidā.
Nedēļas uzturēšana un tīrīšana
Katra darba nedēļas beigās ievietojiet lietas, ko izmanto nedēļas laikā, savā vietā. Sasmalciniet vai failu papīra kaudzītes. Ja neļaujiet pārmērīgi uzkrāt traucējumus, ir vieglāk palikt organizēti.
Uzņēmuma dokumentiem izmantojiet centrālo mākoņa atrašanās vietu
Fantastisks veids, kā ietaupīt laiku un izvairīties no nepieciešamības ikvienam izveidot savu „virtuālo reģistrācijas” sistēmu, ir izmantot vienu centrālo mākoņa atrašanās vietu uzņēmuma dokumentiem. Iespējas, piemēram, Google disks vai OneDrive, ļauj iestatīt centrālās mapes pēc tēmas vai klienta, lai koplietotu dokumentus.
Izmantojiet Project Management vai Task Manager Software
Projektu vadības sistēma ļauj darbiniekiem sekot līdzi projektiem. Vēl svarīgāk, tas novērš papīra uzdevumu sarakstus un e-pasta norādījumus un neskaidrības, kas rodas no tiem.
Skenēšanas kvītis un krātuve
Tad jūs varat izmest papīra kvītis. Izmantojot jaunākas mobilās lietotnes, jums pat nav nepieciešams skeneris - jūs vienkārši uzņemat fotoattēlu. Izmantojot uzlabotas lietotnes, varat automātiski sinhronizēt ieņēmumus ar grāmatvedības ierakstiem vai kredītkaršu ierakstiem (izvairoties no manuālas ievadīšanas).
Izmantojiet pārlūkprogrammas grāmatzīmes ātrai uzziņai
Vai jūs kādreiz pavadāt laiku medībām saitēm uz atkārtotām atsauces vietnēm vai pieteikšanās ekrāniem? Vai arī neaizmirstiet, kur tos atrast? Atzīmējiet tos un organizējiet grāmatzīmes mapēs, lai jūs varētu tos nokļūt pāris klikšķos.
Saglabājiet atkārtojošo pasūtījumu sarakstus
Vēl viens taimeris ir saglabāt izlases sarakstus tiešsaistes mazumtirgotājiem, kurus regulāri izmantojat. Tādā veidā jums nav jāmeklē tādas pašas piegādes katru reizi, kad pērkat. Tādas vietnes kā Staples.com ļauj saglabāt izlases sarakstus un tas ir ļoti ērti.
Veco failu arhivēšana
Ja pagājušajā gadā neesat lietojis datoru failus (īpaši e-pastus), arhivējiet tos. Jums joprojām būs tie, bet jums nebūs jātērē, lai atrastu pašreizējos vienumus. Apsveriet iespēju noteikt politiku, lai pēc noteikta laika izdzēstu arhivētos failus.
Ir atbilstoša pretvīrusu un pretvīrusu programmatūra
Dažas lietas var izraisīt vairāk traucējumu un neskaidrību, nekā zaudētie faili vai pazaudētais laiks, ko izraisa datorvīrusi un ļaunprātīgas programmatūras uzbrukumi. “Nuff teica!
Izmantot lietotni Piezīme
Ņemiet vērā, ka lietojumprogrammas, piemēram, Evernote, Microsoft OneNote un SimpleNote, var palīdzēt organizēt un uzglabāt tīmekļa pētījumus un elektroniskās piezīmes.
Patiesi „Smart” tālruņi ir laika taupītāji
Viedie tālruņi gudri ietaupa laiku un var padarīt mūs laimīgākus. Iespējams, mēs varēsim izvairīties no biroja ģimenes pasākumam bez vainas, jo mēs joprojām sazināsimies, ja rodas kāds kritisks notikums. Ir jaudīgi viedtālruņi ar pietiekamu iekšējo atmiņu, lai palaistu vajadzīgās lietotnes.
Automātiskā sinhronizācija visām ierīcēm
Runājot par viedtālruņiem, gan uzņēmumu īpašnieki, gan darbinieki izmanto vairākas ierīces - varbūt galddatoru, planšetdatoru un viedtālruni vienai personai, tajā pašā dienā. Lai ietaupītu laiku un izvairītos no neskaidrībām, kas nesatur jaunāko failu, ir svarīgi, lai mākoņa failu glabāšana vai vismaz iespēja automātiski sinhronizēt failus.
Atjauniniet atmiņas un ātruma datorus
Jūs pat nevarat saprast, cik daudz laika tiek izšķiesti, kad viss, ko jūs darāt, aizņem ilgāku laiku vai sliktāk, sasalst vai atteici regulāri. Pienācīga atmiņa un procesora ātrums pagājušajā gadā var nebūt līdz šim uzdevumam. Tātad uzlabot!
Tās ir manas 21 biroja uzglabāšanas un organizācijas idejas. Kādi ir jūsu labākie padomi, kā organizēt savu biroju un iznīcināt neorganizāciju un jucekli?
Biroja fotoattēls, izmantojot Shutterstock
10 Komentāri ▼
