Sekretāra funkcijas var ietvert dažādus ierēdņa pienākumus, piemēram, atbildēt uz tālruņiem, mašīnrakstīšanu, reģistrēšanu, pasta atvēršanu un kafijas saņemšanu. Sekretārei, kas kalpo kā vadītāja palīgs, ir līdzīgas funkcijas. Tomēr šāds sekretārs tieši ziņo vadītājam (atšķirībā no visiem pārējiem uzņēmumā) un palīdz vadītājam dažādos veidos, lai atvieglotu savu darbu, kā arī organizētu biroju.
$config[code] not foundKomunikācijas funkcijas
Kā menedžera sekretārs jūs bieži esat pirmā kontaktpersona tiem, kas mēģina sasniegt savu priekšnieku gan uzņēmumā, gan ārpus tās. Atšķirībā no administratora vai ģenerālsekretāra, kas atbild uz tālruni visam personālam, jūs varat būt atbildīgs tikai par atbildi uz ienākošajiem zvaniem tikai jūsu vadītājam. Jums būs jāpārbauda zvani, lai noteiktu, vai varat palīdzēt zvanītājam vai ja jūsu priekšnieks ir pieejams, lai veiktu zvanu. Palīdzība vadītājam ietver sveiciena apmeklētājus, kas ierodas jūsu vadītāja birojā un vadot tos atbilstoši jūsu vadītāja norādījumiem. Jūsu vadītāja sekretāra funkcijas var ietvert arī saikni ar citiem profesionāļiem viņas vārdā, izmantojot rakstisku korespondenci, telefona zvanus un e-pasta sūtīšanu.
Organizācijas funkcijas
Vadītāji sagaida, ka viņu sekretāri tiks organizēti. Jūs būsiet atbildīgs par to, lai nodrošinātu, ka biroja faili tiek kārtoti kārtībā un konfidenciāli dokumenti tiek ievietoti drošā vietā. Lai noteiktu, kas tiek piešķirts jūsu vadītājam, jums var būt nepieciešams kārtot ienākošos e-pasta ziņojumus, reģistrēt vai izmest. Palīdzība vadītājam bieži vien ietver viņa grafika uzturēšanu. Viņš sagaida, ka jūs sekosiet viņa iecelšanām, plānos sanāksmes un, ja nepieciešams, veiciet ceļojuma kārtību. Papildu funkcijas var ietvert konferences zvanus un sanāksmju apmeklēšanu, kā arī darba kārtības un protokolu sagatavošanu.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingVadības funkcijas
Lai gan jūs esat vadītāja sekretārs, daži no jūsu pienākumiem var ietvert vadību. Palīdzība vadītājam dažkārt var nozīmēt, ka pats esat vadītājs. Jūsu priekšnieks var jums uzdot pārraudzīt dažus projektus, piemēram, datubāzes pārvaldību vai pārskatu sagatavošanu un atjaunināšanu. Ja birojā ir citi darbinieki, jūs varat būt atbildīgs par to pārvaldīšanu un ikdienas uzdevumu piešķiršanu. Viņi var ziņot tieši jūsu vadītāja vietā, un jūs varat darboties kā viņu tiešais vadītājs. Jūs varētu arī aicināt apmācīt citus darbiniekus un pat uzdot savam vadītājam tādus jautājumus kā mācīt viņiem darboties biroja iekārtās vai izmantot programmatūras pakotnes.
