Kā mazo uzņēmumu īpašnieks jūs jau cieši sekojat sava uzņēmuma resursiem, tostarp kapitālam, darbiniekiem un iekārtām. Bet kā ar darbinieku laiku? Laiku ir grūti noteikt un izsekot, un daudzi mazo uzņēmumu īpašnieki kļūdaini izturas pret laiku, it kā tas būtu neierobežots resurss. Tomēr tas nevarētu būt tālāk no patiesības.
Nesen McKinsey pētījumā konstatēts, ka tikai 9% vadītāju bija „ļoti apmierināti” ar to, kā pašlaik tika piešķirts darbinieku laiks. Turklāt gandrīz puse vadītāju norādīja, ka viņu pašreizējais laika sadalījums neatbilst uzņēmuma mērķiem. Un vidējais biroja darbinieks var jums pateikt, ka pārāk daudz uzņēmuma laika tiek pavadīts triviāliem uzdevumiem, piemēram, atbildot uz e-pastu un apmeklējot nebūtiskas sanāksmes.
$config[code] not foundEfektīva laika vadība ir būtiska jūsu uzņēmuma produktivitātei un rentabilitātei. Tātad, kā uzņēmumi var uzlabot laika pārvaldību? Tas nav tik vienkārši, kā vienkārši pastāstīt darbiniekiem efektīvāk izmantot savu laiku. Tā vietā vadošajai komandai ir jāizveido korporatīvā kultūra, kas aktīvi atbalsta efektīvu laika vadību visā organizācijā.
Kultūra, kas palīdz efektīvi pārvaldīt laiku
Darbinieku konfidencialitāte
Daudzfunkcionāls darbs ir nozīmīgs atslēgvārds biznesa pasaulē. Paredzams, ka darbinieki varēs efektīvi pārspēt vairākus uzdevumus. Tātad vadītāji aizpilda savu darba laiku ar dažādiem projektiem, sanāksmēm un korporatīvo darbību.
Tomēr pētījumi arvien vairāk pierāda, ka vairākuzdevumu veikšana ir neefektīva. Faktiski, Stanfordas pētnieki pierādīja, ka multitaskers ir sliktas organizatoriskās prasmes, tās ir viegli novirzītas un bieži vien nav koncentrētas.
Ja vairākuzdevumu veikšana nav efektīva laika pārvaldības atslēga, tad kas ir?
Atbilde ir plūsma. Kā autors un psihologs Mihalijs Csikszentmihalyi definē, plūsma notiek, kad nonākat intensīvas un bez piepūles koncentrējoties uz konkrēto uzdevumu. To bieži dēvē par “esam zonā”, un darbinieki šajā valstī ir daudz produktīvāki nekā jebkurā citā laikā.
Lai uzlabotu produktivitāti, darba devējiem ir jādara viss iespējamais, lai darbinieki saglabātu plūsmas režīmu. Tas nozīmē veicināt klusuma un privātuma korporatīvo vidi. Kad vien iespējams, vadītājiem jāizvairās no saviem darbiniekiem apgrūtināt vairākus uzdevumus vai novērst tos ar nevajadzīgiem e-pastiem un telefona zvaniem.
Daudzi darbinieki gūst labumu arī no privātiem birojiem, nevis strādājot trokšņainās kabīnēs.
Mazāk, efektīvākas sanāksmes
Viens no lielākajiem efektīvās laika pārvaldības trūkumiem ir korporatīvā tikšanās. Vidējā sanāksme aizņem vērtīgu laiku un pārtrauc darbinieku plūsmas režīmu, vienlaikus radot ļoti maz jēgpilnu rezultātu.
Saskaņā ar Microsoft aptauju, neefektīvās sanāksmes ir viena no galvenajām laika pūles vidējā darba nedēļā. Turklāt darbinieki katru nedēļu pavada gandrīz sešas stundas sanāksmēs, un 69% darbinieku uzskata, ka šīs sanāksmes ir neproduktīvas.
Lai labāk pārvaldītu uzņēmuma laiku, vadītājiem vajadzētu ieplānot sanāksmes, kas ir absolūti nepieciešamas. Sanāksmēs jābūt konkrētam mērķim: pieņemt lēmumu vai atrisināt problēmu. Ir jāparedz detalizēta apspriežamo jautājumu kārtība un kārtība, kā arī katram piešķirtais laiks.
Ja sanāksme ir paredzēta tikai informācijas izplatīšanai, apsveriet iespēju sūtīt e-pastu. Daudzas sanāksmes var būt arī izvēles, tāpēc, ja darbinieks atrodas šajā kritiskajā plūsmas režīmā, viņš var atteikties no pārtraukuma.
Laika izsekošana
Katrs vadītājs zina, ka, lai uzņēmums varētu virzīties uz priekšu, ir jābūt skaidri definētam mērķu un mērķu kopumam nākotnē. Tomēr tikai šo mērķu noteikšana nav pietiekama. Pārāk bieži vadītāji un viņu darbinieki kļūst par ikdienas uzdevumiem un nekad nevar atrast laiku, lai veicinātu ilgtermiņa mērķus. Tā ir integrēta elektroniskā laika uzskaite.
Efektīvām elektroniskām laika uzskaites sistēmām ir jāapkopo izmaksas, kā arī laiks, kas pavadīts katram darbiniekam un projektam, un pēc tam integrēt šo informāciju visaptverošā skatījumā par uzņēmuma laika sadalījumu. Šādā veidā jūs varat noteikt, vai jūsu uzņēmuma pašreizējais laika sadalījums atbilst jūsu uzņēmuma mērķiem. Tāpat kā ar visiem resursiem, pareiza laika sadalīšana samazinās atkritumus un atvieglos uzņēmumu izaugsmi.
Leģendārais konsultants Peter Druckers reiz teica:
Laiks ir vissliktākais resurss, un, ja vien tas netiek pārvaldīts, neko citu nevar pārvaldīt.
Biznesa pasaulē laiks ir vērtīgs. Katra darba devēja interesēs ir veicināt tādu korporatīvo kultūru, kas to mēra, pārvalda un novērtē.
Neproduktīva tikšanās ar Shutterstock
11 Piezīmes ▼
