Kancelejas darbiniekiem ir būtiska loma jebkurā uzņēmumā. Darbinieki ir tie, kas veic ikdienas pienākumus parastā birojā, un bieži tiek lūgts veikt uzņēmumam arī citas funkcijas. Tomēr ierēdņu pienākumi un cerības ne vienmēr ir skaidrs pretendentiem, un uzņēmumam tie ir skaidri jānosaka pirms iznomāšanas.
Telefona zvani
Biroja darbinieki ir atbildīgi par atbildēšanu, norādīšanu un tālruņa zvanu veikšanu. Viņiem šie zvani jāveic profesionāli un jāspēj pārsūtīt zvanus un izsaukt zvanītājus uz pareizu balss pasta lodziņu, ja persona nav tur vai atrodas citā zvanā. Viņiem ir arī jāzina katra darbinieka loma, lai zvanus varētu pareizi pārraidīt. Viņiem arī jāzina, kādi zvani ir nepieciešami, lai pārsūtītu, un kādi zvani, piemēram, telemarketeri, ir mazāki.
$config[code] not foundPasts
Biroja darbinieki ir atbildīgi par ienākošo un izejošo pastu. Ienākošais pasts ir jāšķiro un jānogādā paredzētajiem adresātiem, vai ierēdņi atver tos, lai noteiktu pasta sūtījuma veidu, piemēram, klienta sūdzību, un nosūtīt to uz pareizo vietu. Izejošajam pastam jābūt organizētam, adresētam un apzīmogotam. Bez tam, ierēdņi koordinēs darbu ar tādiem kuģniecības pakalpojumiem kā Federal Express, lai nodrošinātu iepakojuma piegādi un saņemšanu.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingDokumentu vadība
Atbildība par iekšējo dokumentu pārvaldību lielā mērā ir arī darbiniekiem. Kancelejas darbinieki ir atbildīgi par visu iekšējo dokumentu rakstīšanu, kopēšanu, izplatīšanu un iznīcināšanu. Viņi uztur reģistrēšanas sistēmu pareizā alfabētiskā secībā un izseko sensitīvus dokumentus, kas pēc noteikta laika jāiznīcina. Turklāt jebkurš liels daudzums kopēšanas tiks deleģēts personāla loceklim.
Notikumu koordinēšana
Bieži tiek sagaidīts, ka darbinieki koordinēs uzņēmuma notikumus. Tie nodrošina, lai pārtika tiktu piegādāta pareizajā laikā un lai izdales materiāli tiktu kopēti un pieejami. Viņi arī palīdzēs veidot jebkurus prezentācijas PowerPoint prezentācijas vai citus multivides elementus, kā arī nodrošināt, ka pati konferenču telpa ir kārtībā pirms pasākuma sākuma.
Piegādes pasūtīšana un Petty Cash
Kancelejas darbinieki bieži vien ir atbildīgi par biroja preču pasūtīšanu, kā arī par mazo naudu izdalīšanu citiem biroja locekļiem tādām vajadzībām kā kabīnes braucieni vai steidzami nepieciešamās piegādes. Kancelejas darbinieki parasti veic piegādes pasūtījumu reizi nedēļā, un tiek piedāvāti citi pasūtījumi.
