Kad klients ieiet birojā, administrators ir pirmā persona, ar kuru viņš tiksies. Reģistratūras darbinieki ir saikne starp sabiedrību un uzņēmumiem, kurus viņi strādā, un tādēļ viņiem ir jāzina visas biroja politikas un procedūras. Viņi, iespējams, nespēs atbildēt uz visiem klienta jautājumiem, bet viņiem vienmēr vajadzētu būt iespējai virzīt klientu uz kādu, kas to var.
Apsveiciet apmeklētājus
Galvenais administratora pienākums ir sveicināt apmeklētājus un virzīt tos uz attiecīgajiem birojiem vai administratoriem. Reģistratūra ir jebkura uzņēmuma publiskā seja, un tai jābūt draudzīgai, izpalīdzīgai un zinošai par visām biroja procedūrām un politikām. Tie var atšķirties dažādās iestādēs. Piemēram, medicīniskajam reģistratoram būs jāzina, kā iegūt informāciju no katra pacienta un kā nepieciešamības gadījumā vākt līdzmaksājumus. Lai gan viņiem nav jāatbild uz medicīniskiem jautājumiem, viņiem ir jāzina, kas ir jānovirza pacientiem, ja viņiem ir problēmas. Advokātu birojs advokātu birojā nedrīkst piedāvāt juridiskas konsultācijas, bet viņai ir jāzina, kas viņu birojā ir kompetents, lai strādātu ar klientu, un nekavējoties viņam jāvada.
$config[code] not foundIeviest Office politiku
Dažos gadījumos administratori ir atbildīgi par biroja politikas un procedūru īstenošanu. Konkrēta biroja politika dažādās iestādēs atšķirsies, bet parasti tā ir paredzēta, lai aizsargātu darbinieku un klientu drošību birojā. Biroja politika var ietvert smēķēšanas aizliegumu, alkoholisko dzērienu dzeršanu un seksuālu vai mutisku uzmākšanos birojā vai uzņemšanas zonā. Daudziem birojiem ir arī pamata apģērba kods, un ikvienam, kas ieiet birojā, ir jāvalkā apavi un piemērots apģērbs. Citi biroja pamatprincipi attiecas uz darba stundām, rēķiniem un to, kā informēt klientus par jebkādām izmaiņām pakalpojumos vai maksās. Tāpat kā visiem darbiniekiem, administratoram ir jāapzinās biroja politika un vienmēr ir pieejama personāla rokasgrāmata.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingKonfidencialitātes un konfidencialitātes jautājumi
Daudzos birojos administratori ir atbildīgi par lielu informācijas apjomu iesniegšanu. Tie var ietvert klientu darba ierakstus, juridisko vai medicīnisko vēsturi, adresi un kontaktinformāciju vai finanšu informāciju. Lai gan administratora darba devējam var būt pilnīga piekļuve šai informācijai, administrators nedrīkst to kopīgot ar personām, kas atrodas ārpus biroja vai ar neatļautu personālu birojā vai darba vietā. Biroja politika nodrošina stingrus noteikumus par klientu tiesībām uz privātumu un bieži vien ietver sodus par neatļautas informācijas izpaušanu. Tā kā administratoriem ir uzticēta ļoti personiska informācija, viņiem ir jāapzinās šīs politikas un vienmēr jāievēro tās. Uzņemšanas dienestiem arī jāspēj informēt klientus par viņu privātuma tiesībām un atbildēt uz visiem jautājumiem, kas viņiem varētu rasties saistībā ar šiem jautājumiem.
