Sanāksmju plānotājs lielā konferenču telpā ir atbildīgs par klienta notikumu no sākotnējā kontakta līdz brīdim, kad grupa atstāj viesnīcu. Plānotājs apstrādā visu, sākot no sanāksmju un viesnīcu istabu rezervēšanas līdz pārtikas un iekārtu uzstādīšanai. Lielā telpā var būt vairāki sapulču plānotāji, kuriem visiem ir dažādas kompetences jomas un kas strādā kopā grupu pasākumos. Šo dažādo jomu piemēri ir atrunas, pārtika un dzērieni un sabiedriskās attiecības.
$config[code] not foundSabiedriskās attiecības un mārketings
Šajā lomā sanāksmju plānotājs kalpo kā pārstāvis no naktsmītnes un konferenču telpas sabiedrībai. Plānotāja uzdevums ir nodrošināt, lai iekārta būtu pozitīva reputācija un palīdzētu ieviest klienta atrunas. Sapulču plānotāji izveido brošūras, kurās izklāstīti objekta pakalpojumi, atbildes uz e-pastu vai telefona jautājumiem par pasākumu plānošanas pakalpojumiem, kā arī sniedz informāciju par pašreizējām sanāksmju telpām un pakalpojumiem, kas pieejami viesnīcas tīmekļa vietnē. Šajā lomā plānotājs izveido saturu multivides reklāmām objekta pasākumu plānošanas nodaļā. Plānotājam ir arī jāvēršas pie uzņēmumiem un konvencijām, lai veicinātu jaunu un nepārtrauktu uzņēmējdarbību.
Atrunas un reģistrācija
Strādājot galvenokārt rezervācijās un reģistrācijā, sapulču plānotājs palīdz klientiem veikt viesnīcas un balles rezervācijas dalībniekiem. Atkarībā no tā, cik liela ir grupa un kādas aktivitātes tiks rīkotas uz vietas, sapulču plānotājs ierosina, kuras konferenču centra sanāksmju telpas vislabāk atbilst klienta vajadzībām. Plānotājs arī rezervē viesnīcu telpu grupas klienta dalībniekiem un palīdz nodrošināt nepieciešamo pārplūdes vietu. Daļa no šīs sanāksmes plānotāja lomas ietver sarunas par grupas diskonta likmi un, iespējams, palīdzot ceļojuma organizēšanai. Tikšanās plānotāji arī palīdz apmeklētājiem reģistrēties uz vietas.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingPārtikas un dzērienu
Katrai konvencijai ir nepieciešami pārtikas un dzērienu pakalpojumi. Par laimi klientiem, uz vietas notiekošo sapulču plānotāji par tiem rūpējas par viņiem. Sanāksmju plānotājs palīdz klientam noskaidrot, cik daudz pārtikas ir nepieciešams dalībnieku paredzamajam apjomam. Daļa no tā palīdz noteikt, vai maltītes tiek pasniegtas vakariņās vai bufetes stilā un kādi dzērieni būtu jāpiedāvā. Sanāksmes plānotājs apspriež izvēlni katram ēdienam ar klientu un palīdz izstrādāt budžetu vai paketes darījumu klientam.
Tehniskie pienākumi
Lielā konferenču telpā ir daudz dažādu sanāksmju plānotāja darba tehnisko aspektu. Viens no uzdevuma tehniskajiem finansiālajiem aspektiem ir palīdzēt klientam izstrādāt budžetu un noteikt, kā tiks maksāti visi pakalpojumi uzņēmumā. Sanāksmju plānotājs organizē klienta visu notikumu, pārliecinoties, ka klients zina, kādas konferenču telpas ir pieejamas, un kad tiek izstrādāts notikumu grafiks. Plānotāji ir atbildīgi arī par jebkuras audiovizuālās vai citas specializētas iekārtas izvietošanu, nomu un uzstādīšanu, kas ir klienta vajadzībām. Sanāksmju plānotājs var arī atrast un organizēt izklaidi pēc klienta pieprasījuma.
