Administratīvo palīgu uzdevums ir atbalstīt profesionālo personālu, lai viņi varētu efektīvi pildīt savus pienākumus. Neatkarīgi no tā, vai tās ir valdības, biznesa vai bezpeļņas organizācijas, administratori rūpējas par biroju, rūpējoties par tādiem būtiskiem dokumentiem kā dokumentu un datoru ieraksti. Tās parasti veic arī dažus administratīvos pienākumus, bet konkrētie uzdevumi ir atkarīgi no darba līmeņa un amata veida.
$config[code] not foundIkdienas pienākumi
Administratīvie asistenti veic tādus pienākumus kā sanāksmju organizēšana, tikšanās grafiku sastādīšana, biroja kalendāra uzturēšana, atbildēšana uz telefoniem un sarakstes rediģēšana. Viņi uztur biroja failus un datubāzes un izveido datora izklājlapas un prezentācijas. Bieži vien viņu pienākumos ietilpst arī piegāžu iepirkšana un piegādes telpas pārvaldīšana.
Viņu klientu apkalpošanas pienākumos ietilpst biroja apmeklētāju uzņemšana un redzējums, ka viņi saņem nepieciešamo palīdzību.
Papildu pienākumi
Pārējais administratīvo asistentu darbs bieži ir atkarīgs no konkrētās nozares. Juridiskajos birojos administratori palīdz sagatavot juridiskos dokumentus, savukārt medicīnas iestādēs tie rēķina apdrošināšanas sabiedrības. Skolu birojos viņu pienākums ir uzturēt studentu uzskaiti un sazināties ar vecākiem.
Līmenis un amata nosaukums nosaka, cik lielu atbildību uzņemas administratīvais asistents. Ieejas līmeņa administratori koncentrējas uz kancelejas funkcijām un datora pamatuzdevumiem, bet vecākie administratori, kuriem ir uzlabotas datorprasmes, parasti uzņemas administratīvos pienākumus, tostarp uzraugot darbiniekus un apmācot jaunus darbiniekus. Administratīvie palīgi vadītājiem var veikt arī pētījumus, rakstīt ziņojumus, ņemt minūtes sanāksmēs, pārraudzīt citus administratorus un veikt ceļojumu organizēšanu.
Zināšanas un prasmes
Organizatoriskās spējas ir būtiskas jo administratora galvenais uzdevums ir uzturēt biroja ierakstus un sekot sanāksmēm un tikšanās reizēm. Administratoriem arī jāspēj labi sazināties angļu valodā mutiski un rakstiski un veikt interneta pētījumus. Darbam nepieciešamas biroja tehnikas zināšanas, tostarp datori, kopētāji, telefona sistēmas, faksi un videokonferences iekārtas.
Atkarībā no situācijas un nozares, administratoriem ir nepieciešama prasme ar dažādām datorprogrammām, piemēram, e-pastu, grāmatvedību, datu bāzi, izklājlapu un teksta apstrādes programmatūru.
Kvalifikācija darbam
Administratīvajiem asistentiem ir nepieciešams vismaz vidusskolas diploms, kas ietver klases biroja praksē un datorprogrammatūrā. Ir noderīga papildu apmācība angļu valodā un datorprasmes, un daudzi administratori ir veikuši kādu tehnisko skolas vai koledžas nodarbību vai ir saistītie grādi. Darba devēji parasti apmāca jaunus amatus savā birojā un konkrētā uzņēmuma vārdnīcā - piemēram, juridiskajā vārdnīcā.
Administratori var iegūt brīvprātīgu sertifikāciju no Starptautisko administratīvo profesionāļu asociācijas. Sertifikācijai nepieciešama divu līdz četru gadu pieredze, atkarībā no administratora izglītības, un pretendentiem ir jāiziet eksāmens.
