Oficiālas piezīmes rakstīšana ir efektīvs veids, kā sazināties uzņēmumā. Uzrakstiet piezīmi ar autoritatīvu balsi, kas plāno informēt, nevis iebiedēt lasītāju. Papildu informācija, kas iekļauta piezīmē, ir pazīstama kā pielikums, un apvalki parasti ir iekļauti burtiem. Oficiālā piezīme ietver īpašas sadaļas un ietver gan rakstnieka, gan palīga iniciāļus beigās. Lai gan lielākā daļa piezīmju ir viena lappuse vai mazāk, atcerieties, ka piezīmes beigās ir jāiekļauj kopsavilkuma punkts, ja tas ir garāks par vienu lapu.
$config[code] not foundIzveidojiet piezīmes virsrakstu, kas ietver sadaļas "Līdz", "No" un "Tēma". Izlemiet, kam nepieciešams saņemt piezīmes kopiju. Ja jums ir pievienoti pielikumi, izlemiet, kam ir nepieciešams saņemt pielikumus, un kam tikai ir nepieciešama piezīmes kopija, lai viņi būtu informēti par šo informāciju un vai pielikumi ir izplatīti (piemēram, pārvaldnieks var būt izveidojis pielikumu un nav obligāti nepieciešama kopija). Iekļaujiet visu vārdu nosaukumus, lai iegūtu piezīmi pozīcijas sadaļā "Kam". Cilvēki, kurus vēlaties kopēt, tiek ievietoti piezīmes daļā "cc" piezīmes beigās. Var būt arī cilvēki, uz kuriem vēlaties privāti informēt. Šie saņēmēji būs "akli kopēti". Viņiem tiks pievienota piezīmes kopija, bet tie nav publiski uzskaitīti sadaļās "To" vai "cc".
Skaidri un kodolīgi uzrakstiet piezīmes tekstu. Izmantot tiešu un formālu valodu, bet saglabājiet piezīmi no iebiedējošas vai izaicinošas. Garākām piezīmēm jāiekļauj rindkopas, lai tās būtu vieglāk lasāmas.
Pabeigt piezīmi. Noslēdzot piezīmes tekstu, parādās autora iniciāļi ar asistenta iniciāļiem pēc slīpsvītras "XX / yy". Autora iniciāļi tiek kapitalizēti; palīgs ir mazajiem burtiem. Zemāk, divām atstarpēm jābūt vārdam "Pielikumi (x)" ar iekavās iekļauto pielikumu skaitu, ja ir vairāk nekā viens. Tālāk uzskaitiet personas, kuras vēlaties kopēt, vai "cc". Tai jābūt saraksta formātā. Cilvēki, kas ir akli kopēti, ir jāraksta ar rokām to kopijās. Noteikti iekļaujiet „bcc”, lai viņi zinātu, ka tie ir anonīmi kopēti. Piezīmes autors pēc nosaukuma ir jāsāk ar nosaukumu “No”, pirms tiek izplatīta piezīme.
Padoms
Saglabājiet papildu kopiju vai divas piezīmes failā ar pielikumiem, ja izplatīšanas sarakstā ir jāpievieno kāds cits.
Pierakstiet piezīmi par tipogrāfiskām kļūdām, kas nepareizas pārbaudītājus (forma / no).
Lielākā daļa teksta apstrādes programmatūras ietver piezīmju veidni, ja jūsu uzņēmums nav norādījis vienu, ko izmantot.
Brīdinājums
Pārliecinieties, ka visi saņēmēji ir iekļauti piezīmes sadaļā „Kam”.
Piezīmes ir jāizmanto tikai uzņēmuma iekšējiem sakariem. Saziņa ar piegādātājiem vai klientiem ir jāraksta burtu formātā.
